Masalah K2 pada software BOS

Perlu saya luruskan lagi bahwa saya bukanlah pengembang software BOS seperti komentar Bapak Akhmad Sudrajat pada postingan saya sebelumnya. Software BOS ini dikembangkan oleh USAID, itu yang saya tahu dan disebarkan secara gratis menurut pelatihan yang saya terima dari Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Timur beberapa bulan yang lalu di Hotel Victory Kota Batu. Jadi saya di sini hanya share software tersebut dan mengajak teman-teman bendahara untuk dapat memanfaatkannya dan mendiskusikan permasalahannya.

Kali ini akan saya bahas sebuah masalah dan saya harapkan solusi yang tepat atas kekurangan software BOS Kita atau SDS++ BOS yang dikembangkan USAID tersebut. Beberapa hari menggunakan software BOS ini akhirnya saya menyadari ada kelemahan pada format K2 (rincian penggunaan per jenis anggaran). Sebenarnya ada kekurangan pada format BOS K3 juga (Buku Kas Umum) yang insyaAllah akan saya bahas kemudian.

Sebagai bahan latihan bersama, mari kita lakukan percobaan seperti berikut ini:
Yang pertama isilah parameter sistem seperti gambar di bawah ini (klik gambar untuk memperbesar) jadi kita isi pada parameter sistem pada bagian daftar nama dan kode rekening bank, untuk kode Giro BOS (baris pertama) kita isi misal 100.000, untuk bank Jatim cq BOS (baris kedua) kita isi semisal 200.000, dan untuk baris ke tiga kita isi saldonya 400.000. Begitu juga pada bagian Kode Sumber Pendanaan, Saldo BOS Pusat, Propinsi, dan Kabupaten kita isi seperti gambar di bawah ini (klik gambar untuk memperbesar)

Setelah itu kita masuk pada input transaksi, dan saya harap anda sudah membaca manualnya di link ini atau sudah mendownload bersama software BOS. Dan transaksi mungkin bisa anda lihat pada gambar di bawah ini. (klik gambar untuk memperbesar)

Setelah itu kita coba mencetak BOS K3 dengan rekening giro yang kita pilih, maka hasilnya seperti gambar di bawah ini

Setelah itu kita coba mencetak BOS K3 dengan rekening Bank Jatim yang kita pilih, maka hasilnya seperti gambar di bawah ini

Lalu kita cetak juga format BOS K4 buku pembantu kas (di sini yang kita pilih adalah untuk BOS pusat, begitu pula K3 di atas) sehingga hasilnya seperti di bawah ini.

Kita buat juga format K5 buku pembantu bank untuk giro seperti gambar di bawah ini

Dan tidak lupa untuk rekening Bank jatim (baris kedua pada daftar rekening) juga seperti di bawah ini

Nah di sini kita akan menemukan masalahnya, sekarang kita buat format BOS K2, dengan opsi yang pertama biarkan dalam tanggal yang sama, yakni mulai 23 januari 2011 sampai 23 januari 2011 juga (hari yang kita gunakan dalam input transaksi) maka akan tampil seperti gambar di bawah ini.

K2 hari yang sama

Dan bila kita membuat format BOS K2 dengan hari ditambah 1 hari sesudahnya misal tanggal 23 Januari 2011 sampai 24 Januari 2011 maka tampilannya akan berbeda seperti di bawah ini.

K2 hari yang sama + 1 hari

Dari dua hasil K2 tersebut memiliki masalah sebagai berikut:

1. Pada K2 dengan hari yang sama nampak bahwa pemasukan hanya terdiri dari saldo awal pada konfigurasi parameter sistem. Sementara transaksi kas masuk pada bank (yang merupakan transaksi eksternal) dan pada kas (yang merupakan transaksi internal) tidak berpengaruh, padahal transaksi kas keluar berpengaruh pada K2 tersebut (pembelian buku/ transaksi eksternal). Solusi untuk masalah ini adalah dengan tidak membuat format BOS K2 pada satu hari saja, tetapi dengan menambah sehari lagi seperti pada gambar terakhir.
2. Pada K2 dengan hari yang sama, nampak saldo awal dipengaruhi secara default untuk sumber pusat dari saldo rekening giro (baris pertama pada bagian daftar nama dan kode rekening bank di konfigurasi parameter sistem), sementara sumber profinsi dari saldo baris kedua, dan baris ketiga dan "mungkin" yang selanjutnya tidak mempengaruhi saldo awal di format K2, padahal belum tentu baris pertama pada bagian daftar nama dan kode rekening bank di konfigurasi parameter sistem merupakan rekening untuk BOS Pusat, bisa jadi yang untuk BOS pusat adalah baris kedua. Solusi masalah ini saya kira adalah dengan tidak mengisikan saldo awal pada bagian daftar nama dan kode rekening bank di konfigurasi parameter sistem tapi mengisikannya pada transaksi sebagai transaksi eksternal pada rekening bank sebagai saldo awal. Tapi dengan penggunaan solusi ini maka akan mempengaruhi format BOS K1 karena dengan begitu berarti saldo awal yang tercantum pada BOS K1 hanya terdiri dari kas tunai tanpa Kas yang ada dalam rekening.
3. Bila kita sudah menggunakan solusi pertama dan kedua di atas, ternyata masih ada satu masalah lagi, bila kita perhatikan adanya transaksi eksternal bunga bank, maka itu akan diakui dalam BOS K2, tetapi tidak terjadi sebaliknya jika ada pajak bunga/ jasa giro yang dikreditkan dari rekening kita, Bisa kita hitung di situ, ada selisih antara pembukuan pada Buku Kas Umum (format K3) dengan pada K2. Kekurangan K3 akan kita bahas kemudian. Mungkin kita bisa gunakan K4 dan K5 yang ada, yakni pembantu Kas, dan Bank (disini kita gunakan 2) maka hasilnya selisih sejumlah pajak bunga/ jasa giro. Solusi untuk masalah ini, ketika kita input transaksi eksternal bunga bank/ giro, kita input saja senilai bersih (dikurangi pajak bunga/ jasa giro) itu bisa mudah kita lakukan "bila" biasanya bunga bank dan pajak bunga terjadi pada waktu/ hari yang sama seperti pada rekening Bank Jatim untuk BOS di Provinsi Jawa Timur. Tapi penggunaan solusi ini akan membuat perbedaan pencatatan anatara rekening Bank dengan buku K5 karena bunga telah dikurangi langsung dengan pajak.
4. Masalah lain yang saya temukan dari K2 software BOS ini adalah mutasi pemasukan pada iuran orang tua maupun pendapatan lain sekolah tidak dapat masuk pada saldo di K2. Solusi untuk masalah ini ya memanfaatkan K2 hasil software BOS tersebut dan setelah itu diedit secara manual sehingga bisa memenuhi apa yang kita inginkan sesuai format. ^_^

Sementara mungkin itu yang bisa saya sampaikan, dan saya harap solusi ini bisa disetujui dan digunakan terlebih kalau program yang dikembangkan USAID tersebut disempurnakan juga saya harap dapat dishare juga kepada kita sebagai pengelola BOS